Chính sách Bảo mật | Jannar Dang & Associates

Về chính sách này

Chính sách này được soạn cho một đơn vị hành nghề kế toán và thuế tại Úc. Chính sách giải thích cách chúng tôi thu thập, sử dụng, lưu trữ, truy cập và tiết lộ thông tin cá nhân liên quan đến các dịch vụ chuyên môn và website của chúng tôi. Chúng tôi xử lý thông tin cá nhân theo Privacy Act 1988 (Cth) (Đạo luật Quyền riêng tư 1988), bao gồm Australian Privacy Principles (APPs) (Các Nguyên tắc Quyền riêng tư của Úc), trong phạm vi các quy định này áp dụng cho hoạt động của chúng tôi.

Sự đồng ý của quý khách

Bằng việc sử dụng website của chúng tôi, liên hệ với chúng tôi hoặc sử dụng dịch vụ của chúng tôi, quý khách đồng ý để Jannar Dang & Associates Pty Ltd thu thập, sử dụng, lưu trữ và cung cấp thông tin cá nhân của quý khách theo Chính sách Bảo mật này, hoặc theo yêu cầu hay sự cho phép khác của pháp luật.

Khi chúng tôi thu thập thông tin nhạy cảm, hoặc dự định sử dụng hay tiết lộ thông tin của quý khách cho mục đích khác với mục đích thông tin được thu thập, chúng tôi sẽ xin sự đồng ý của quý khách trừ khi pháp luật cho phép hoặc yêu cầu khác.

Quý khách không bắt buộc phải cung cấp mã số thuế (TFN), và việc từ chối cung cấp không phải là hành vi vi phạm. Tuy nhiên, chúng tôi có thể không cung cấp được một số dịch vụ thuế nhất định nếu không có thông tin này. Chúng tôi chỉ thu thập, sử dụng và lưu trữ TFN theo phạm vi được Privacy (Tax File Number) Rule 2015 cho phép.

Quý khách có thể rút lại sự đồng ý bất kỳ lúc nào bằng cách liên hệ với chúng tôi. Việc rút lại sự đồng ý có thể ảnh hưởng đến khả năng chúng tôi cung cấp một phần hoặc toàn bộ dịch vụ.

1. Thông tin cá nhân chúng tôi thu thập

Tùy thuộc vào dịch vụ chúng tôi cung cấp, chúng tôi có thể thu thập họ tên và thông tin liên hệ của quý khách, ngày sinh và thông tin nhận dạng, thông tin việc làm và kinh doanh, mã số thuế (TFN) và các thông tin thuế khác, thông tin tài chính và kế toán, thông tin ngân hàng và đầu tư, thông tin hưu bổng, và thông tin liên quan đến bất động sản, công ty, quỹ tín thác và các thực thể khác.

Chúng tôi cũng có thể thu thập thông tin có trong các tài liệu được cung cấp cho chúng tôi, thông tin cần thiết để chuẩn bị và nộp tờ khai thuế, BAS, báo cáo tài chính và các tài liệu pháp lý khác, thông tin được cung cấp qua website, biểu mẫu liên hệ hoặc yêu cầu tư vấn, và thông tin cần thiết để quản lý mối quan hệ khách hàng.

Thông thường, chúng tôi thu thập thông tin cá nhân trực tiếp từ quý khách, từ người đại diện được quý khách ủy quyền hoặc từ cơ quan chính phủ và các nguồn liên quan khác khi pháp luật cho phép.

2. Cách chúng tôi sử dụng thông tin cá nhân

Chúng tôi có thể sử dụng thông tin cá nhân để cung cấp dịch vụ kế toán, thuế, SMSF và tư vấn kinh doanh; chuẩn bị và nộp tờ khai thuế, BAS, báo cáo tài chính và các tài liệu khác; liên hệ với quý khách về việc sử dụng dịch vụ và các dịch vụ của chúng tôi; duy trì và quản lý hồ sơ khách hàng; đáp ứng nghĩa vụ pháp lý, chuyên môn và quy định; xác minh thông tin và thực hiện các thủ tục tuân thủ cần thiết; quản lý hoạt động hành nghề và công việc nội bộ; bảo vệ hệ thống và thông tin của chúng tôi; và cải thiện dịch vụ cũng như website của chúng tôi.

Thông thường, chúng tôi sử dụng và tiết lộ thông tin cá nhân cho mục đích mà thông tin đó được thu thập hoặc cho các mục đích được pháp luật cho phép hoặc yêu cầu.

3. Thông tin khách hàng và hệ thống điện toán đám mây

Chúng tôi sử dụng phần mềm và nền tảng công nghệ điện toán đám mây của bên thứ ba để cung cấp dịch vụ và quản lý thông tin khách hàng. Các nền tảng này có thể bao gồm LodgeiT cho các quy trình thuế, nộp hồ sơ và tuân thủ thuế liên quan; QuickBooks Online cho thông tin kế toán và tài chính; Karbon cho quản lý hoạt động hành nghề, liên lạc với khách hàng, quy trình công việc và quản lý tài liệu; cùng các nhà cung cấp điện toán đám mây, email, quản lý tài liệu, an ninh mạng và công nghệ khác mà chúng tôi sử dụng tùy từng thời điểm.

Các nhà cung cấp dịch vụ này có thể lưu trữ, xử lý hoặc truyền thông tin thay mặt chúng tôi. Chúng tôi thực hiện các bước hợp lý để lựa chọn và sử dụng các nhà cung cấp dịch vụ có biện pháp bảo mật và bảo vệ quyền riêng tư phù hợp.

4. Sử dụng công cụ trí tuệ nhân tạo (AI)

Chúng tôi sử dụng các công cụ trí tuệ nhân tạo (AI) để giúp chúng tôi làm việc hiệu quả và chính xác hơn. Các công cụ này có thể hỗ trợ chúng tôi trong các công việc như chuẩn bị hồ sơ làm việc, rà soát và tóm tắt tài liệu, phân loại giao dịch, soạn thảo thư từ và thực hiện nghiên cứu.

Khi chúng tôi sử dụng công cụ AI:

Con người rà soát: Các công cụ AI hỗ trợ đội ngũ nhân viên có chuyên môn của chúng tôi nhưng không thay thế họ. Tất cả công việc được chuẩn bị với sự hỗ trợ của AI đều được các chuyên viên của chúng tôi rà soát trước khi được hoàn tất, nộp hoặc cung cấp cho quý khách.
Không có quyết định tự động: Chúng tôi không sử dụng AI để đưa ra các quyết định tự động có ảnh hưởng đáng kể đến quyền hoặc lợi ích của quý khách nếu không có sự tham gia có ý nghĩa của con người.
Chỉ sử dụng công cụ đã được phê duyệt: Chúng tôi chỉ sử dụng các dịch vụ AI cấp doanh nghiệp đã được chúng tôi đánh giá về các biện pháp bảo mật và bảo vệ quyền riêng tư phù hợp. Theo thỏa thuận của chúng tôi với các nhà cung cấp này, thông tin của quý khách không được sử dụng để huấn luyện mô hình AI của họ.
Giảm thiểu thông tin: Khi có thể thực hiện được, chúng tôi giới hạn thông tin cá nhân được nhập vào công cụ AI ở mức hợp lý cần thiết cho công việc. Khi phù hợp, trước tiên chúng tôi loại bỏ các chi tiết nhận dạng.
Xử lý ở nước ngoài: Một số nhà cung cấp dịch vụ AI có thể xử lý hoặc lưu trữ thông tin bên ngoài Úc, bao gồm tại Hoa Kỳ. Chúng tôi thực hiện các bước hợp lý để bảo đảm các nhà cung cấp này xử lý thông tin của quý khách phù hợp với nghĩa vụ bảo mật thông tin của chúng tôi.
Nghĩa vụ chuyên môn: Việc chúng tôi sử dụng AI không làm thay đổi nghĩa vụ bảo mật của chúng tôi theo Tax Agent Services Act 2009 và Bộ Quy tắc Ứng xử Nghề nghiệp của Tax Practitioners Board (Hội đồng Hành nghề Thuế).

Nếu quý khách muốn chúng tôi không sử dụng công cụ AI để xử lý thông tin của quý khách, vui lòng cho chúng tôi biết. Chúng tôi sẽ trao đổi về các lựa chọn thay thế có thể áp dụng.

5. Cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba

Chúng tôi có thể tiết lộ hoặc cung cấp quyền truy cập được ủy quyền đối với thông tin cá nhân khi điều đó là hợp lý cần thiết để cung cấp dịch vụ, vận hành doanh nghiệp hoặc tuân thủ nghĩa vụ pháp lý và quy định. Bên thứ ba có thể bao gồm Australian Taxation Office (ATO) (Sở Thuế Úc), ASIC, ACNC và các cơ quan chính phủ hoặc cơ quan quản lý khác, quỹ hưu bổng và tổ chức tài chính, kế toán viên bên ngoài, kiểm toán viên, luật sư và các cố vấn chuyên môn khác, nhà cung cấp dịch vụ kế toán đám mây, thuế và quản lý hoạt động hành nghề, nhà cung cấp IT và an ninh mạng, nhà cung cấp thanh toán và các dịch vụ kinh doanh khác, nhà thầu và nhân sự hỗ trợ được Jannar Dang & Associates thuê, và các tổ chức khác khi việc cung cấp thông tin được pháp luật yêu cầu hoặc cho phép.

Chúng tôi không bán hoặc cho thuê thông tin cá nhân cho bên thứ ba. Khi có thể thực hiện được một cách hợp lý, quyền truy cập vào thông tin cá nhân được giới hạn ở thông tin cần thiết cho dịch vụ hoặc chức năng kinh doanh liên quan.

6. Nhân viên ở nước ngoài và quyền truy cập thông tin khách hàng

Jannar Dang & Associates có thể tuyển dụng nhân viên làm việc bên ngoài Úc, bao gồm tại Việt Nam. Nhân viên ở nước ngoài được chúng tôi ủy quyền có thể truy cập thông tin cá nhân của khách hàng khi điều đó là hợp lý cần thiết để thực hiện nhiệm vụ công việc của họ, bao gồm kế toán, ghi sổ, thuế, xử lý dữ liệu, hành chính và các chức năng hỗ trợ khác.

Quyền truy cập thông tin khách hàng được giới hạn cho nhân viên được ủy quyền và chỉ được cung cấp trong phạm vi hợp lý cần thiết để thực hiện nhiệm vụ được giao. Nhân viên của chúng tôi phải giữ bí mật thông tin khách hàng và tuân thủ các yêu cầu nội bộ của chúng tôi về quyền riêng tư, bảo mật, an toàn thông tin và truy cập dữ liệu.

Khi thông tin cá nhân được truy cập từ bên ngoài Úc, chúng tôi thực hiện các bước hợp lý để bảo đảm thông tin được xử lý an toàn và phù hợp với nghĩa vụ bảo mật thông tin của chúng tôi. Do đó, thông tin khách hàng có thể được nhân viên được ủy quyền truy cập từ Việt Nam khi cần thiết để cung cấp dịch vụ của chúng tôi.

7. Bảo mật thông tin cá nhân

Chúng tôi thực hiện các bước hợp lý để bảo vệ thông tin cá nhân khỏi việc sử dụng sai mục đích, can thiệp, mất mát và truy cập, chỉnh sửa hoặc tiết lộ trái phép. Hoạt động của chúng tôi sử dụng các biện pháp kiểm soát bảo mật như kiểm soát quyền truy cập người dùng, mật khẩu, cơ chế xác thực và hệ thống điện toán đám mây an toàn khi phù hợp.

Tuy nhiên, không có hệ thống truyền tải hoặc lưu trữ điện tử nào có thể được bảo đảm là hoàn toàn an toàn.

8. Website, cookie và phân tích

Website của chúng tôi có thể sử dụng cookie, công cụ phân tích và các công nghệ tương tự để vận hành và duy trì website, hiểu lưu lượng truy cập và cách sử dụng website, cải thiện chức năng website và trải nghiệm người dùng, đồng thời giám sát hiệu suất và bảo mật website. Các công nghệ này có thể thu thập thông tin như địa chỉ IP, loại trình duyệt, thông tin thiết bị và các trang đã truy cập. Quý khách có thể kiểm soát cookie thông qua cài đặt trình duyệt của mình.

9. Truy cập và chỉnh sửa

Quý khách có thể yêu cầu truy cập thông tin cá nhân mà chúng tôi đang lưu giữ về quý khách và yêu cầu chỉnh sửa thông tin không chính xác, không đầy đủ hoặc đã lỗi thời. Chúng tôi có thể cần xác minh danh tính của quý khách trước khi phản hồi yêu cầu.

10. Lưu trữ thông tin

Chúng tôi lưu trữ thông tin cá nhân trong thời gian hợp lý cần thiết cho các mục đích mà thông tin được thu thập, bao gồm để cung cấp dịch vụ, duy trì hồ sơ kinh doanh phù hợp và tuân thủ nghĩa vụ pháp lý, chuyên môn và quy định. Một số hồ sơ thuế và kế toán có thể phải được lưu trữ trong một thời hạn nhất định theo luật Úc.

11. Khiếu nại về quyền riêng tư

Nếu quý khách có câu hỏi, quan ngại hoặc khiếu nại về cách chúng tôi xử lý thông tin cá nhân của quý khách, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin liên hệ được cung cấp trên website của chúng tôi. Chúng tôi sẽ thực hiện các bước hợp lý để điều tra và phản hồi khiếu nại của quý khách. Nếu quý khách không hài lòng với phản hồi của chúng tôi, quý khách có thể liên hệ Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) (Văn phòng Ủy viên Thông tin Úc).

12. Thay đổi đối với Chính sách Bảo mật này

Chúng tôi có thể cập nhật Chính sách Bảo mật này tùy từng thời điểm để phản ánh các thay đổi trong hoạt động kinh doanh, công nghệ, dịch vụ hoặc nghĩa vụ pháp lý của chúng tôi. Phiên bản mới nhất sẽ được công bố trên trang này cùng với ngày “Cập nhật lần cuối” tương ứng.

13. Liên hệ với chúng tôi

Đối với các yêu cầu liên quan đến quyền riêng tư, yêu cầu truy cập hoặc chỉnh sửa, hoặc khiếu nại về quyền riêng tư, vui lòng liên hệ Jannar Dang & Associates Pty Ltd theo thông tin liên hệ được hiển thị trên website của chúng tôi.